«Busqué el ítem y no aparece» es probablemente la frase más repetida en las oficinas de abastecimiento. En la gran mayoría de casos el ítem sí existe: el problema es que el catálogo tiene sus propias convenciones de nombres, y buscarlo «como se dice en la calle» no funciona. Esta guía reúne las estrategias que realmente dan resultado y cómo aprovecharlas en nuestro buscador.
Regla de oro: el sustantivo primero
Los nombres oficiales del catálogo siguen una convención tipo inventario: primero el sustantivo genérico, luego los calificativos. No busques «silla metálica fija»; el nombre oficial es SILLA FIJA DE METAL. Algunos ejemplos del patrón:
| Cómo lo dirías | Cómo lo nombra el catálogo |
|---|---|
| papel bond A4 | PAPEL BOND 75 g TAMAÑO A4 (u otras gramaturas) |
| silla fija de metal | SILLA FIJA DE METAL |
| bolsa de cemento tipo II | CEMENTO PORTLAND TIPO II X 42.50 kg |
| limpieza del tanque de agua | SERVICIO DE LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN DE CISTERNA Y TANQUE ELEVADO |
Estrategia: empieza buscando solo el sustantivo (silla, cemento, escritorio) y agrega calificativos de a uno para acotar. Es más rápido acotar de lo general a lo específico que adivinar el nombre exacto.
Buscar por código: los 12 dígitos
- El código del ítem son 12 dígitos (
746481870001): pégalo directo — es la búsqueda más precisa. Escríbelo sin la letra del tipo que algunos reportes anteponen (B, S u O): esa letra no forma parte del código (ver cómo leer un código). - Buscar por el prefijo de familia (los primeros 8 dígitos, ej.
74648187) lista todos los ítems hermanos — utilísimo cuando el ítem exacto que usabas fue inactivado y necesitas su reemplazo. Con menos dígitos (7464) ves la clase completa. - Para llevarte el código, usa el botón de copiar junto a cada código (o la tecla
csobre la fila): evita errores de digitación y ceros perdidos.
Cuidado con las presentaciones y unidades
El mismo producto suele existir en múltiples presentaciones, cada una con su propio código: cemento en bolsas de 42.5 kg, papel en empaques de 500 hojas o por millar, reactivos por frasco o por kit. Antes de elegir, revisa la unidad de medida del ítem (UNIDAD, MILLAR, KILOGRAMO, GALÓN, PAR, EMPAQUE…) y confirma que coincide con cómo vas a pedir y recibir el producto. Elegir la presentación equivocada distorsiona cantidades y precios en todo el ciclo de compra.
Acota los resultados sin volver a escribir
- Tipo con conteo: encima de los resultados verás cuántos son bienes, servicios u obras; un clic deja solo ese tipo.
- Precisa: propone palabras frecuentes dentro de tus resultados (un material, una medida, una presentación) para agregarlas a la búsqueda con un clic.
- Búsquedas parecidas: cuando tu búsqueda trae poco, el buscador sugiere variantes que sí tienen resultados.
- «¿No es exactamente lo que buscas?»: al final de los resultados aparecen las familias relacionadas, para revisarlas completas.
- Marcas: el catálogo no usa marcas. Si escribes una (por ejemplo «sika»), el buscador te avisa que es una marca y te propone el nombre genérico (aditivo).
Empieza por la partida: clasificador de gasto o cuenta contable
A veces no partes del producto sino del presupuesto o de la contabilidad. En el buscador tienes dos pestañas para eso:
- Clasificador de gasto: eliges un clasificador (por código o nombre, por ejemplo
2.3.1.5.1.2o «papelería»), lees su descripción oficial del MEF y ves todos los ítems que se registran con él. Lo explicamos en la guía de clasificadores. - Cuenta contable: eliges una cuenta del plan contable (1301 existencias, 1503 activo fijo…) y bajas por sus sub-cuentas hasta la que necesites. Ver cuentas contables y el catálogo.
En ambas puedes filtrar además por grupo, clase y familia del catálogo, y buscar dentro de los resultados.
Verifica la ficha antes de usar el código
Encontrar el ítem no basta: abre su ficha y revisa sus indicadores. Verifica el estado de vigencia (los códigos inactivados no deben usarse en pedidos nuevos) y fíjate si el bien figura como activo fijo o suministro — ese indicador define la partida presupuestal (2.6 vs 2.3) y el tratamiento patrimonial. Lo explicamos en qué significa el flag activo. La ficha también muestra los clasificadores de gasto y las cuentas contables vinculadas, y el actualizador SIGA que incluye el ítem.
Búsqueda por imagen con IA
Cuando ni siquiera sabes cómo se llama el objeto (un repuesto, una herramienta específica, un conector), nuestra herramienta ofrece búsqueda por imagen: subes una foto, la IA detecta el objeto y propone términos candidatos alineados al vocabulario del catálogo, que puedes usar como punto de partida. Es una ayuda referencial — el resultado siempre debe validarse contra el nombre y código oficial — pero resuelve el bloqueo inicial de «no sé ni qué buscar».
¿Quieres ir más rápido? En usar el buscador paso a paso están los atajos de teclado, la comparación de ítems y la exportación.
Checklist final antes de usar un código
- ¿El nombre oficial corresponde exactamente a lo que necesitas (no un producto parecido)?
- ¿La unidad de medida coincide con tu forma de pedido?
- ¿El ítem está vigente, y es activo fijo o suministro según lo que esperas comprar?
- ¿El tipo (bien, servicio u obra) es coherente con lo que vas a contratar?
- ¿El clasificador de gasto vinculado corresponde a tu partida presupuestal?
Si el ítem realmente no existe tras aplicar todas estas estrategias, el siguiente paso es solicitar su catalogación.