«Busqué el ítem y no aparece» es probablemente la frase más repetida en las oficinas de abastecimiento. En la gran mayoría de casos el ítem sí existe: el problema es que el catálogo tiene sus propias convenciones de nombres, y buscarlo «como se dice en la calle» no funciona. Esta guía reúne las estrategias que realmente dan resultado.
Regla de oro: el sustantivo primero
Los nombres oficiales del catálogo siguen una convención tipo inventario: primero el sustantivo genérico, luego los calificativos. No busques «silla metálica fija»; el nombre oficial es SILLA FIJA DE METAL. Algunos ejemplos del patrón:
| Cómo lo dirías | Cómo lo nombra el catálogo |
|---|---|
| papel bond A4 | PAPEL BOND 75 g A4 (u otras gramaturas) |
| silla fija de metal | SILLA FIJA DE METAL |
| bolsa de cemento tipo II | CEMENTO PORTLAND TIPO II X 42.50 kg |
| limpieza del tanque de agua | SERVICIO DE LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN DE CISTERNA Y TANQUE ELEVADO |
Estrategia: empieza buscando solo el sustantivo (silla, cemento, escritorio) y agrega calificativos de a uno para acotar. Es más rápido acotar de lo general a lo específico que adivinar el nombre exacto.
Buscar por código: los 12 dígitos, con o sin el tipo antepuesto
- El código del ítem son 12 dígitos (
746481870001): pégalo directo — es la búsqueda más precisa. - Si viene con el tipo de bien antepuesto (
B746481870001, como lo muestran algunos reportes y nuestro propio buscador), también funciona: se indexan ambas formas. - Buscar por el prefijo de familia (los primeros 8 dígitos del código, ej.
74648187) lista todos los ítems hermanos — utilísimo cuando el ítem exacto que usabas fue inactivado y necesitas su reemplazo.
Cuidado con las presentaciones y unidades
El mismo producto suele existir en múltiples presentaciones, cada una con su propio código: cemento en bolsas de 42.5 kg, papel en millares o cientos, reactivos por frasco o por kit. Antes de elegir, revisa la unidad de medida del ítem (UNIDAD, MILLAR, KILOGRAMO, GALÓN, PAR…) y confirma que coincide con cómo vas a pedir y recibir el producto. Elegir la presentación equivocada distorsiona cantidades y precios en todo el ciclo de compra.
Filtra por jerarquía cuando el texto no alcanza
Si la búsqueda por texto devuelve demasiado ruido, invierte el enfoque: filtra primero por tipo (bien/servicio/obra) y navega por grupo → clase → familia. Por ejemplo, para insumos médicos ve directo al grupo 49 (suministros médicos) y baja por sus clases. Conocer los grupos que usa tu área (ver estructura del código) convierte una búsqueda de minutos en segundos.
Verifica el estado antes de usar el código
Encontrar el ítem no basta: revisa sus indicadores. Verifica el estado de vigencia (los códigos inactivados no deben usarse en pedidos nuevos) y fíjate si el bien figura como activo fijo o suministro — ese indicador define la partida presupuestal (2.6 vs 2.3) y el tratamiento patrimonial. Lo explicamos en qué significa el flag activo.
Búsqueda por imagen con IA
Cuando ni siquiera sabes cómo se llama el objeto (un repuesto, una herramienta específica, un conector), nuestra herramienta ofrece búsqueda por imagen: subes una foto, la IA detecta el objeto y propone términos candidatos alineados al vocabulario del catálogo, que puedes usar como punto de partida. Es una ayuda referencial — el resultado siempre debe validarse contra el nombre y código oficial — pero resuelve el bloqueo inicial de «no sé ni qué buscar».
Checklist final antes de usar un código
- ¿El nombre oficial corresponde exactamente a lo que necesitas (no un producto parecido)?
- ¿La unidad de medida coincide con tu forma de pedido?
- ¿El ítem está vigente, y es activo fijo o suministro según lo que esperas comprar?
- ¿El tipo (B/S/O) es coherente con lo que vas a contratar?
- ¿El clasificador de gasto vinculado corresponde a tu partida presupuestal?
Si el ítem realmente no existe tras aplicar todas estas estrategias, el siguiente paso es solicitar su catalogación.