Necesitas comprar algo, lo buscas en el catálogo y no aparece. Antes de iniciar el trámite de catalogación — que toma tiempo — vale la pena agotar las alternativas: en nuestra experiencia, una parte importante de los «ítems que no existen» sí están en el catálogo, solo que con otro nombre u otra presentación.
Paso 1: descarta que sí existe
- Busca por el sustantivo genérico, no por el nombre comercial: «cinta adhesiva», no «scotch»; «cuaderno», no la marca. El catálogo casi nunca usa marcas (las especificaciones de marca, además, están restringidas en contrataciones públicas).
- Prueba sinónimos y variantes técnicas: engrapador/engrampador, plumón/marcador, laptop/computadora portátil.
- Navega la familia completa: ubica un ítem parecido y lista todos los de su familia (los primeros 8 dígitos del código, ej.
74648187). Muchas veces la presentación exacta que buscas está ahí con un nombre que no imaginabas. - Revisa ítems inactivos: si el ítem existió pero fue inactivado, no aparecerá como disponible; su familia suele contener el reemplazo vigente.
Las estrategias de búsqueda detallan estas técnicas; el buscador con más de 640,000 ítems es un buen lugar para hacer este descarte rápido.
Paso 2: la solicitud de catalogación
Si el ítem genuinamente no existe, corresponde solicitar su inclusión. Puntos clave del proceso:
- Quién la gestiona: la catalogación no la hace el usuario final. El pedido se canaliza a través del catalogador o responsable SIGA de tu entidad (normalmente en la oficina de abastecimiento/logística), quien lo presenta al MEF por los canales oficiales del sistema.
- Quién aprueba: el MEF, como administrador del catálogo único. Ninguna entidad puede crear códigos por su cuenta — esa es justamente la garantía de estandarización nacional.
- Qué debes preparar: la descripción técnica del bien o servicio con la especificidad suficiente: denominación genérica (sin marcas), características esenciales (material, dimensiones, capacidad, presentación) y unidad de medida propuesta.
Consejo: redacta la denominación siguiendo la convención del catálogo — sustantivo primero, calificativos después (ESCRITORIO DE MELAMINA 3 CAJONES, no «escritorio con tres cajones de melamina»). Una solicitud alineada al estándar se procesa con menos observaciones.
Los plazos y formularios específicos pueden variar. El detalle operativo del trámite (formatos, mesa de ayuda, tiempos) lo define el MEF y puede cambiar; coordina siempre con el responsable SIGA de tu entidad, que conoce el canal vigente.
Paso 3: mientras tanto, no fuerces un código
La tentación clásica ante la urgencia: «usa ese código parecido y listo». Es mala idea, y estas son las consecuencias:
- Almacén distorsionado: el kardex registrará un producto que no es el que físicamente ingresó.
- Imputación presupuestal incorrecta: el ítem parecido puede apuntar a otro clasificador de gasto.
- Problemas de trazabilidad y control: en una auditoría, la diferencia entre lo comprado y lo catalogado requiere explicaciones.
El uso de ítems genéricos (los grupos de «no catalogados») existe precisamente como válvula de escape formal para ciertos casos, pero debe ser la excepción justificada, no el atajo habitual — lo tratamos en errores comunes de codificación.
El catálogo crece todos los días
La buena noticia: el catálogo no es estático. En 2025 se dieron de alta más de 43,000 ítems nuevos — unos 120 por día en promedio — y 2026 mantiene el ritmo. Que tu ítem no exista hoy no significa que no exista el próximo mes: si ya se solicitó la catalogación, vuelve a verificar periódicamente. Nuestro buscador se sincroniza cada 24 horas con los datos abiertos del MEF, así que las altas nuevas aparecen a más tardar al día siguiente.